ChatGPTのおすすめの使い方は？業務効率化の具体例と注意点を解説

ChatGPTは、メール作成や議事録、画像・動画生成、アイデア出し、コーディングなど幅広い仕事を効率化できるAIツールです。

この記事では、ChatGPTと他のAIとの違いをはじめ、ビジネスで役立つ具体的な使い方や活用術10選を紹介します！

さらに、回答精度を高めるプロンプトのコツや、ハルシネーション・情報漏洩などの注意点、安全に活用するためのポイントまでわかりやすく解説します。 

ChatGPTとは？他のAIツールとの違い

ChatGPTとは、アメリカのOpenAI社が開発した対話型の生成AIサービスです。

ユーザーが入力した質問や指示に対して、膨大な学習データをもとに自然な文章を生成してくれるのが特徴です。

従来の検索エンジンが「すでにある情報を探す」仕組みであるのに対し、新しい文章やアイデアをその場で生成する点が大きく異なります。

また、会話の流れを記憶しながら対話を続けられるため、条件を追加したり方向性を修正したりしながら、目的のアウトプットに近づけていくことができます。

他のAIツールと比較した際の特徴としては、テキスト・画像・音声・ファイルをひとつの画面で横断的に扱える点が挙げられます。

たとえばGeminiはGoogleのサービスとの連携に強く、Claudeはビジネスドキュメントやコードなどの長文処理が得意という特徴がありますが、ChatGPTはプラグインや外部ツールとの連携の幅広さと、用途の汎用性の高さが強みです。

ChatGPTの「書類を読み込ませて翻訳し、その内容をもとにスライドの構成を作る」といった複数の作業をひとつの会話の中で完結させやすい点は、業務効率化の観点から特に評価されています。

chatGPTの始め方と基本操作

これからChatGPTを利用する方向けに、始め方の手順と基本操作を解説します。

アカウントの作成は、パソコンとスマートフォンのどちらからでも簡単で、ChatGPTにアクセスし、メールアドレスや外部アカウントを登録するだけで完します。

現在はアカウント登録なしでも一部機能を使えるようになっていますが、過去のチャット履歴を保存したり、より高度な機能を使うためには、アカウントを作成してログインするのがおすすめです。

基本的な操作方法は非常にシンプルで、画面下部の入力欄に「プロンプト」と呼ばれる指示文を入力して送信するだけで対話形式で生成されます。

ChatGPTの回答に満足できない場合は、「もう少し短い文章でまとめて」「違うアイデアも出して」と会話を続けることで、より目的に合った内容にブラッシュアップできます。

ChatGPTの活用術10選

実務にAIを組み込むことで、これまで人間が時間を費やしてきた定型業務の負担を大幅に減らすことができます。

調べ物や資料作りのベースをAIに任せることで、判断や企画といった仕事に時間を使いやすくなるのではないでしょうか。

ここでは、具体的なchatGPTの活用術を10個紹介します。

その1｜ビジネスメールの作成

毎日たくさんあって面倒なメール作成も、ChatGPTを使えば文章の構成案を考えたり、言葉遣いを整えたりする作業時間を短縮することができます。

AIへのプロンプトに、メールを送る目的や相手との関係性、どんな内容を伝えたいかなどを簡単に入力するだけで、たった数秒でマナーもしっかり守った下書きを作ってくれるからです。

一度できあがった文章に対して、「もう少し優しい表現にして」「最後に次の打ち合わせのスケジュール調整も入れて」と追加でお願いすれば、こちらの思い通りの丁寧な文章にどんどん修正してくれます。

白紙の画面を前にゼロから悩む時間がなくなるため、あなたは最後に間違いがないかチェックするだけでよくなります。

相手への気遣いはそのままに、メール返信のスピードを圧倒的にアップさせることができるでしょう。

その2｜議事録作成

会議が終わったあとの議事録作りも、録音を文字に変えたデータをChatGPTに渡すだけで、作業時間を大幅に減らすことが可能です。

ChatGPTは、大量の文章を見やすくグループ分けして短くまとめるのが得意なので、自分でメモを読み返して整理する手間がまるごとなくなります。

やり方は簡単で、直接集まる会議なら「LINE WORKS Ai Note」、ネットでの会議なら「tl;dv」などの便利なアプリを使って、まずは会話を自動で文字にします。

その文字データをChatGPTに貼り付けて、「日時、参加した人、話し合った内容、決まったこと、次にやること、をまとめて」と頼むだけで、そのままみんなに配布できる議事録の作成が可能です。

これまで時間がかかっていた面倒な作業があっという間に終わるため、会議の内容をすぐに関係者に伝えることができるようになるでしょう。

その3｜画像作成

発表用の資料やSNSで使うためのイラストや写真も、ChatGPTに頼めば短時間で用意してくれます。

前述の通り、AIにイメージを入力するだけなので、デザインの専門知識や絵の才能がなくても、きれいな画像が作れるからです。

たとえば、「夜の街の景色を、アニメのイラストにして」と頼んだり、お気に入りの写真を読み込ませて「これと似た雰囲気で画像を作って」と伝えるだけで、イメージ通りの画像ができあがります。

ただし、作った画像を商用利用するときは、著作権のルールに注意が必要です。

他の誰かが作った作品と「そっくりになりすぎていないか」を確認するマナーを忘れないでください。

ChatGPTに頼ることは、無料の画像素材を何時間も探したり、イラストレーターに有料で外注したりする手間とコストを抑えながら、資料をより見栄えよくする強い味方となってくれるでしょう。

その4｜動画生成

お店の宣伝や商品の紹介動画を作るときも、ChatGPTは動画のアイデア出しから完成までを手伝ってくれます。

OpenAIが開発した文字から動画を作るAIの「Sora」などを使うことで、文字でお願いするだけで、きれいな動画素材を自動で作れるようになっています。

インスタグラムの「リール動画」やYouTubeの「ショート動画」など、スマホ向けの短い宣伝動画を作りたいときに大活躍します。

動画のストーリーを考えるところから、実際の動画作りまでをAIに任せることができるため、動画が完成するまでの時間を短縮することが可能です。

「動画をたくさん投稿したいけれど、作る時間や人手がない」と悩んでいる人にとって、これからの時代に欠かせない心強い味方となるでしょう。

その5｜社内マニュアル作成

「その担当者しかやり方がわからない」という仕事内容を、誰が見てもわかりやすい社内マニュアルにまとめる作業がとてもラクになります。

バラバラに書き残したメモや、箇条書きのリストだったとしても、AIが筋の通った見やすい流れにきれいに並べ替えてくれるからです。

たとえば、仕事で使うツールの操作手順を思いつくままに並べて、「新人の教育用のマニュアル形式に整えて」と頼むだけで、見出しやステップがすっきりと分かれた説明書ができあがります。

「マニュアルを作りたいけれど、忙しくてしっかりと時間が取れない」という悩みを解決し、職場の全員が同じように仕事を進められるようになるので、仕事の効率も大きくアップするでしょう。

その6｜業務効率化プロンプト作成

AIを上手に動かすための指示文そのものを、ChatGPTに考えてもらう使い方です。

AIにとって一番わかりやすい言葉の並べ方は、AI自身が一番よく知っているため、出す答えのクオリティを大幅に上げることができます。

たとえば、「この仕事をAIに任せるための、ネットで有名な『深津式』というお手本の型に合わせた、最高の頼み文句を作って」とお願いしてみてください。

すると、「AIの役割」や「やってはいけないルール」がセットになったテンプレートを作ってくれます。

プロンプトの勉強をしていなくても、ChatGPTと会話を重ねるだけで、誰でもプロのようにお願い上手になれるでしょう。

その7｜アイデア出し・企画立案

新しい企画やネタを考えるとき、ChatGPTは一緒にアイデアを出してくれる臨機応変な壁打ち相手になってくれます。

AIは人間のように「これは無理だろう」といった思い込みがなく、疲れることもないため、色々な角度からのアイデアを一度にたくさん出せるからです。

たとえば、「20代の女性が使いたくなるダイエットアプリの新機能を、ライバル企業に負けない強みと一緒に10個出して」と頼めば、自分一人では思いつかないような幅広い提案をしてくれます。

さらに、「一番お金をかけずにすぐ実行できるのはこの中でどれ？」と続けて質問し、話を深掘りしていくことも簡単です。

一人で考えていて頭が行き詰まったとき、新しいヒントをくれたり、いつでも相談にのってくれるパートナーとして活躍してくれるでしょう。

その8｜プレゼン資料作成

プレゼン内容のイメージを伝えるだけで、スライドの全体的な流れから、本番で話す台本作りまで、発表の準備をまるごと作成することが可能です。

さらに、資料をまとめるのが得意なAI（NotebookLM）などと併用すれば、すでにある社内資料を読み込ませるだけで、発表用のスライドの流れを一瞬で作ってもらうといった、便利な使い方もできます。

資料の「骨組み」を作る時間を大きく減らせるため、そのぶん本番の練習や、どうすればもっと伝わるかという工夫にたっぷりと時間を注げるようになり、より質の高い発表を行うことができるでしょう。

その9｜コーディング

パソコンを自動で動かすためのプログラムを作ったり、書いたプログラムの間違いを見つけたりするときも、AIはその力を発揮します。

ChatGPTは世界中にある多くのプログラムを覚えているので、「どんな動きをしてほしいか」を言葉で伝えるだけで、そのまま使えるプログラムのコードを作ってくれるからです。

たとえば、「エクセルを自動で計算する集計ボタンを作って」といった毎日の事務仕事をラクにするものから、ホームページの修正まで、幅広く対応してくれます。

実際に、LINEヤフーでは、約7,000人の技術者がAIを使うことで1日平均2時間の作業時間削減に成功したというデータが存在します。
参考：https://active.nikkeibp.co.jp/atcl/act/19/00432/101600037/

プログラミングの知識がまったくない人でも、「仕事を早く終わらせる仕組み」を簡単に作れるようになるため、毎日の作業の効率をあげ、残りの時間を自分のため使うことができるようになるでしょう

その10｜ダミー情報の生成

新しいシステムのテストや、市場データの分析に使うための「ダミーデータ（本物そっくりの架空のデータ）」を、安全かつ簡単に作ることができます。

本物の個人情報を一切使わずに、年齢のバランスなどがリアルなデータを作れるため、情報の漏洩を心配することなく、安全にテストや実験ができるからです。

たとえば、「ネットショップのテスト用に、名前、年齢、住所、よく買うものの傾向をまとめた、50人分の架空の顧客リストを作って」と頼めば、一瞬で用意してくれます。

これを使って、データ分析の練習やシステムのテストをすぐに始めることが可能です。

実験用のデータをわざわざ手作業で用意する時間が丸ごとなくなるため、一番大切な「集まったデータを分析して考える仕事」に、すぐ集中できるようになるでしょう。

OPT-INではこう使う！Instagram運用でのChatGPTの使い方

ChatGPTは対話形式の生成AIであるため、簡単な問いかけでも回答してくれますが、ちょっとしたひとことを足すだけでも、生成される内容の精度は大きく変わってきます。

たとえば、下記の投稿のように、「バズる投稿案を作って」と依頼するだけだと、ふんわりとした回答しか生成されません。

発信ジャンルとターゲットを明確にしてからChatGPTに相談すると、1ヶ月分の台本が30分で揃うようになります。

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saki kakuda | インスタの大学(@sakisns_ad)がシェアした投稿

投稿案だけでなく、アカウントそのものの設計もChatGPTに任せることができます。

この投稿をInstagramで見る

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これらの作業は、すでにカスタムされたChatGPTを使えば、より簡単かつ回答精度を上げることもできます。

SNS運用やAIに関するスクールを展開している「OPT-IN」では、無料の勉強会でAI活用にすぐ利用できるテンプレートなどもプレゼントしています。

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SNS以外でも使える！ChatGPTの回答精度を上げるコツ

ChatGPTから期待通りの回答を引き出すためには、AIが思考しやすい「型」を提供することが有効です。

ここでは、業務での活用場面で特に使いやすい2つのプロンプト手法を紹介します。

その1｜ステップバイステップ

ステップバイステップとは、複雑な作業をいくつかの小さな手順に分け、順番に考えさせるテクニックです。

一度に大量の指示を受けるよりも、「まずはこれをやって、次にこれをやって」と順番に処理する方が、情報の見落としや論理の飛躍を防ぐことができます。

たとえば新規事業の計画を立てる際に「1.競合調査、2.ターゲット選定、3.収益モデルの検討の順番で案を出して」と指示することで、実際の仕事ですぐに使える具体的なアイデアが得られやすくなります。

その2｜ゴールシークプロンプト

「ゴールシークプロンプト」とは、最終的な目標だけを最初に伝え、そこに向かうために必要な情報をAI側から質問してもらう手法です。

例えば、「社内研修のカリキュラムを作りたいので、必要な質問を私に1つずつしてください」と入力すれば、AIが対象者の年齢層や目的などを優しくインタビューしてくれます。

自分はAIからの質問に答えていくだけで、より良いプランを完成させることができるという便利な使い方です。

ChatGPTを利用する際の注意点

ChatGPTはビジネスで活用できる場面が多い反面、AI特有のリスクを理解したうえで使うことが不可欠です。

内容の誤りや情報漏洩が企業の信頼に関わる問題に発展するケースもあるため、以下の2点には必ず気をつけて活用しましょう。

ハルシネーションに注意

AIが事実とは異なる情報をまるで本当のことのように堂々と回答してしまう現象を「ハルシネーション」と呼びます。

特に、法律、税務、医療といった専門的な内容や、最新のニュースについて質問した際は、誤った回答が生成されるケースが少なくありません。

AIが出した答えはあくまで「下書き」と考え、重要な数値や事実については必ず公式サイトなどの一次情報を確認する習慣をつけましょう。

機密情報や個人情報の取り扱い

AIで作ったものが他人の著作権を傷つけてしまったり、会社の情報が外に漏れてしまったりするトラブルを防ぐための対策が必要です。

AIが作った文章や画像が、気づかないうちにすでにある本やイラスト、登録されているロゴなどの商標とそっくりになってしまい、法律のトラブルに発展するリスクがあるからです。

また、入力した情報をAIが勝手に勉強し、将来的に他の人への回答として外に漏らしてしまう危険もあります。

具体的には、顧客の個人情報、取引先の秘密データ、まだ公開していない売上の数字などは絶対に入力しないよう徹底してください。

対策として、設定画面から「オプトアウト（自分のデータをAIに勉強させない設定）」をオンにするか、最初から秘密が守られている会社向けの有料プランを使うのがおすすめです。

また、商用利用など、仕事でAIを使用するときは、文化庁のガイドラインなどを参考にしながら、できあがったものが誰かの権利を傷つけていないか、最後に必ず人間の目で確かめる仕組みを作りましょう。

システムでの保護と、社内のルールの作成をセットで進めることで、会社として安全に、正しくAIを使いこなせるようになります。

最新版 ChatGPTの活用術10選！業務効率化の具体例と注意点 ｜まとめ

ChatGPTは、これからのビジネスにおいて毎日の仕事を劇的にラクにして、時間を有効に使えるようにしてくれる最高のパートナーになります。

今回ご紹介した10個の活用術や頼み方の工夫を取り入れるだけで、これまで時間をかけていた書類作りや調べ物の時間を大きく減らすことが可能です。

その結果、人間だからこそできる「新しいアイデア出し」や「丁寧なコミュニケーション」に、もっとたっぷりと時間を使えるようになります。

ただし、AIのつく嘘や情報漏洩といったリスクには十分に気をつけ、最後は必ず人間の目で確かめることを忘れないことが、上手に使いこなす一番のコツです。

まずは、毎日のメール作成や会議のメモ書きといった、身近なよくある作業からAIを活用してみてください。

先ほどもお伝えしたステップバイステップや、AIにインタビューしてもらうゴールシークプロンプトといった頼み方の型を使うだけで、役立つ返事が返ってくるはずです。

もし、「自分の仕事でどう使えばいいか分からない」「安全な使い方をプロから直接教わりたい」と感じているなら、一歩踏み込んでプロに学んでみるのもおすすめです。

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